Що потрібно для офіційного працевлаштування 2023?

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр).

Який основний закон національного трудового законодавства?

Ключовим та базовим актом законодавства у сфері праці та соціально-трудових відносин є Кодекс законів про працю України (КЗпП України) [1]¹.

Як правильно оформити працівника

          Наймати працівників можуть компанії, приватні підприємці, а також фізичні особи, які беруть на роботу кухарів, нянь, водіїв тощо. При цьому всі вони стають роботодавцями і мають дотримуватися трудового законодавства.

                                                       Коли треба укладати трудовий договір?

Часто роботодавці укладають з працівниками цивільно-правові угоди, а не трудові. Проте тут ви не можете самі обирати варіанти. У відносинах працівник – роботодавець завжди укладається трудовий договір. Цивільно-правова угода про надання послуг укладається в разі співпраці з незалежним підрядником або особою, яка забезпечує себе роботою самостійно, тобто займається підприємництвом, бізнесом.

Як правило, особа є працівником, якщо:

• ви призначаєте її на посаду з певними обов’язками, визначаєте режим роботи та робочий час;
• ви контролюєте, як, коли і де вона виконує роботу;
• ви сплачуєте фіксовану погодинну, щотижневу або місячну зарплату;
• ви платите за процес праці, а не за її результат;
• ви надаєте матеріали та обладнання для виконання роботи;
• ви надаєте вихідні дні та оплачувані відпустки тощо.

        Чи відрізняються правила оформлення працівників для юридичних осіб, фізичних осіб чи приватних підприємців (ФОП)?

Порядок оформлення трудових відносин з найманими працівниками є однаковим для всіх роботодавців. Він включає три основні кроки:

• укладення трудового договору;
• оформлення наказу про прийняття на роботу;
• повідомлення Державної податкової служби.

       Які документи повинен надати працівник?

Для укладання трудового договору працівник має надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• індивідуальний податковий номер;
• трудову книжку (за наявності).

Якщо це необхідно для роботи, ви можете попросити надати документи про освіту, довідку про стан здоров’я тощо.

       Пам’ятайте! Заборонено вимагати від працівників відомості про їхню партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування.

      Чи обов’язково укладати письмовий трудовий договір?

Трудовий договір можна укласти в усній або письмовій формі.

Письмова форма обов’язкова:

• коли на цьому наполягає працівник;
• при організованому наборі працівників;
• при роботі в районах з особливими природними умовами та високим ризиком для здоров’я (наприклад, радіоактивно забруднена територія);
• при укладенні контракту;
• при укладенні договору з неповнолітнім;
• якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа;
• для працівників релігійних організацій;
• для працівників, які проходять альтернативну службу;
• для працівників, які беруть участь у громадських роботах;
• для працівників фермерських господарств;
• при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу;
• в інших випадках, передбачених законодавством.

В інших випадках ви можете укласти усний договір. Для цього працівнику потрібно написати заяву про прийняття на роботу на ім’я керівника. В свою чергу, керівник ставить на заяві своє рішення.

                             За якою формою укладається трудовий договір?

Якщо ви фізична особа або приватний підприємець, ви повинні використовувати затверджену форму.

Якщо ви юридична особа, можете використовувати довільну форму договору, зазначивши:

• трудові обов’язки працівника;
• режим роботи і відпочинку;
• пільги, гарантії, компенсації;
• умови оплати праці та умови преміювання;
• доплати, надбавки та інше.

Трудовий договір може бути:

• безстроковим;
• на визначений строк;
• на час виконання певної роботи.

Після укладення трудового договору ви маєте видати наказ або розпорядження про прийняття працівника на роботу. Дивіться типову форму наказу.

                                      Що робити після укладення договору?

Вам необхідно повідомити Державну податкову службу України про прийняття працівника на роботу.

Пам’ятайте:

• повідомлення подається до початку роботи працівника за затвердженою формою;
• це робить власник бізнесу, уповноважена ним особа або фізична особа за місцем їхнього обліку як платників Єдиного соціального внеску (ЄСВ);
• повідомлення можна подати у електронній або паперовій (якщо не більше п’яти працівників) формі;
• надану інформацію вносять до реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.

       Важливо! З 2015 року фізичні особи та приватні підприємці не реєструють трудові договори у Державній службі зайнятості. Вони самостійно нумерують договори і роблять записи в трудовій книжці.

                                       ОФОРМЛЮЙТЕ ПРАЦІВНИКІВ ЗА 3 КРОКИ

           Корисні посилання:

• Кодекс законів про працю. Стаття 24. Укладення трудового договору
• Наказ Мінпраці від 08.06.2001 № 260 «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю»
• Постанова Кабміну від 17.06.2015 р. № 413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу»
• Наказ Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників»

Читайте також:

• Незадекларована праця в Україні − погано для всіх
• Задекларована праця = трудові і соціальні права
• Задекларована праця допомагає розвивати бізнес
• Не декларуєте працівників – сплатіть штраф!

За додатковою інформацією звертайтеся до Державної служби України з питань праці.

Кампанія «Виходь на світло!» реалізується в межах проекту «На шляху до безпечної, здорової та задекларованої праці в Україні», який фінансується ЄС та виконується Міжнародною організацією

Що передбачає офіційне працевлаштування?

Це значить, що вони регулюються Кодексом законів про працю України. При офіційній зайнятості працівник подає роботодавцю заяву про прийняття на роботу, а роботодавець вносить запис у трудову книжку нового співробітника. Зазвичай такі договори укладаються безстроково.

Про що ця стаття?

Усе більше українців хочуть мати гнучкий графік і самостійно регулювати навантаження, тому обирають роботу на себе. Для тих, хто не хоче бути найманим працівником й віддає перевагу роботі на себе, може підійти фриланс або робота як ФОП. Такі види зайнятості приваблюють і нижчими податками, але це компенсується відсутністю будь-яких трудових гарантій. Що це означає і як себе убезпечити, а в якому випадку найкращий вихід офіційне працевлаштування? Про переваги і складнощі різних видів зайнятості ви зможете дізнатися в нашому гіді.

                                               Офіційне працевлаштування

Під офіційним працевлаштуванням мають на увазі трудові відносини між найманим працівником і роботодавцем. Це значить, що вони регулюються Кодексом  законів про працю України.

При офіційній зайнятості працівник подає роботодавцю заяву про прийняття на роботу, а роботодавець вносить запис у трудову книжку нового співробітника. Зазвичай такі договори укладаються безстроково.

Найбільша перевага офіційного працевлаштування для працівника — це економічні та соціальні гарантії, визначені трудовим законодавством:

• заробітна плата офіційно працевлаштованого працівника не може бути меншою за мінімальну (на 1 січня 2022 року – 6500 грн);
• право на оплачувану щорічну відпустку;
• право на оплату лікарняного;
• право на достроковий вихід на пенсію через шкідливі умови праці;
• право на скорочений робочий день або тиждень через шкідливі умови праці;
• право не працювати у вихідні та святкові дні;
• право не залучатися до понаднормових робіт без бажання працівника;
• право на допомогу у зв’язку з безробіттям (зокрема, у зв’язку з народженням дитини);
• право на соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань;
• право на захист від незаконного звільнення.

Офіційна робота зараховується до страхового стажу працівника і в майбутньому впливатиме на розмір пенсії. Також ті, хто були офіційно працевлаштовані та втратили роботу, можуть стати на облік у Центрі зайнятості й отримати підтримку від держави. Жінки, які народили дитину, мають право піти у відпустку по догляду за дитиною до трьох років, при цьому зберегти свою посаду.

Важливим є і те, що при офіційному працевлаштування найманий працівник не повинен хвилюватися про сплату податків та ведення податкової звітності. За це також відповідальний роботодавець. Із зарплати працівника він вираховує і сплачує 18 % податку на доходи фізичних осіб та 1,5 % військового збору, а також додатково сплачує 22 % ЄСВ (Єдиного соціального внеску).

Крім цього, при офіційній зайнятості роботодавець відповідальний за те, щоб у його працівників були належні умови: робоче місце, комп’ютер або інше устаткування. Наймані працівники мають право вимагати виконання цих умов.

Фриланс

Українське законодавство ніяк не визначає поняття фрилансу. У народі так називають роботу у форматі «сам на себе», тобто ту, коли людина не має одного місця роботи й заробляє на життя, виконуючи замовлення для різних клієнтів. Клієнтами можуть бути як компанії, так і фізичні особи. Такий вид діяльності не вважається офіційним, проте він також може (і має) бути оформленим юридично. Це допоможе уникнути проблем як із недобросовісними клієнтами, так і з податковою.

На відміну він офіційної зайнятості, фриланс — це господарська, а не трудова, діяльність. Це означає, що відносини між виконавцем роботи та її замовником регулюються Цивільним кодексом України, а не Кодексом законів про працю. Відповідно, виконавець не має і трудових гарантій, які має найманий працівник. Тобто фрилансер не має права на оплачувану відпустку чи лікарняні, не може розраховувати на пенсію чи соціальну підтримку від держави в разі втрати роботи. Адже фактично роботи він не мав, тобто не перебував у трудових відносинах.

Фрилансери самостійно регулюють навантаження та встановлюють ціну за послуги. Але разом із цим вони також забезпечують умови для своєї роботи. Лише у виняткових випадках із клієнтом можна домовитися про компенсацію витрат — наприклад, оплату техніки чи матеріалів для роботи. Але зазвичай фрилансер займається цим сам і включає витрати у свій гонорар.

Найбільший ризик у роботі фрилансера — натрапити на недобросовісних замовників. Ті можуть затримати оплату за виконану роботу або ж узагалі відмовитися платити. Щоб убезпечити себе, фрилансеру необхідно заключати з замовниками цивільно-правові договори. Найпопулярнішими серед них є договір підряду та договір про надання послуг або на виконання робіт. Договір підряду передбачає, що виконавець має справу із матеріальним продуктом, який передає замовнику (виготовляє річ, ремонтує тощо). Договір про надання послуг або виконання робіт стосується нематеріальних продуктів і може передбачати регулярні послуги протягом тривалого часу (наприклад, написання текстів чи надання консультацій).

Договори між виконавцем і замовником мають бути складені у двох примірниках та підписані обома сторонами. Якщо замовник є юридичною особою, на договорах також має стояти його печатка. Договори підписують до початку роботи, а після її завершення сторони додатково заключають акти виконаних робіт (їх може бути кілька, якщо робота виконується поетапно). Акти оформляються як додаток до основного договору. Перш ніж підписувати договір, варто уважно його вивчити, а ще краще — проконсультуватися з юристом. Це єдина страховка фрилансера, тому там має бути чітко зазначено об’єм роботи, терміни її виконання, строки й розмір оплати, а також умови, за яких замовник може оштрафувати виконавця або відмовитися приймати роботу.

Чимало фрилансерів-початківців працюють неофіційно, тобто не заключаючи договори й не сплачуючи податки. У такому випадку ризик не отримати оплату за виконану роботу досить великий. Крім цього, якщо ви регулярно отримуватимете великі суми грошей на свій банківський рахунок, вами може зацікавитися податкова.

Єдиний спосіб убезпечити себе як фрилансера — працювати прозоро й офіційно. На будь-який дохід ви маєте сплатити податки (податок на прибуток фізичних осіб (18 %) та військовий збір (1,5 %).

У деяких випадках ці податки сплачує ваш замовник (наприклад, якщо він юридична особа або ФОП).

Зверніть увагу, що фрилансери не зобов’язані сплачувати ЄСВ, а отже не мають соціального захисту.

Це значить, що вони не можуть отримати допомогу від держави в разі непрацездатності (наприклад, хвороби, вагітності тощо), не можуть стати на облік у Центрі зайнятості та розраховувати на пенсію у майбутньому. Також час, поки ви працюєте як фрилансер, не зараховується до вашого страхового стажу.

Зваживши всі «за» і «проти» фрилансерської роботи в Україні, все більше самозайнятих осіб реєструються як ФОП. Працювати як фрилансер за договорами має сенс лише тоді, коли ви маєте з такої діяльності нерегулярний дохід, який не є для вас основним.

ФОП — чудовий вихід для тих, хто вже має постійних клієнтів і хоче врегулювати свою діяльність. Ви перестаєте бути для держави «безробітним» і стаєте підприємцем, який працює на себе.

Якщо ви не власник бізнесу й реєструєтесь як ФОП, щоб співпрацювати з різними замовниками, вам, найімовірніше, підійде 3 група спрощеної системи оподаткування. Вона найпопулярніша серед тих, хто надає послуги (працівники IT-сфери, маркетологи, артисти тощо). Також на ній можна працювати з клієнтами з-за кордону, мати необмежену кількість працівників та дохід до 1167 мінімальних заробітних плат (станом на 1 січня 2022 року це 7 585 500 грн). Також на 3 групі найвигідніша ставка податку: лише 5 % із доходу (або 3 % для платників ПДВ). Додатково сплачується ЄСВ — 22 % від мінімальної заробітної плати. Більше про те, як зареєструвати ФОП, можна дізнатись у нашій інструкції.

Як і фриланс, робота як ФОП також є господарською діяльністю і не надає жодних трудових гарантій. Зокрема, у разі народження дитини жінка-ФОП не може піти у відпустку по догляду за дитиною до трьох років та зберегти своє місце роботи, адже формально вона його не має. Утім, на відміну від фрилансу, ФОП має право на пенсію та оплачувані лікарняні, адже сплачує ЄСВ. Але тут слід звернути увагу на те, що їхній розмір буде мінімальний, адже більшість підприємців на 3 групі сплачують мінімальний соціальний внесок.

Варто пам’ятати про те, що сплачувати ЄСВ необхідно навіть тоді, коли ви не маєте доходу (на час карантину це правило тимчасово скасували, але згодом воно повернеться). Відтак робота як ФОП буде вигідною тільки для тих фрилансерів, що мають регулярні замовлення. Але зважайте, що сплата податків та подача податкової звітності — відповідальність ФОП. Це значить, що ви маєте або самостійно вести бухгалтерію або ж найняти бухгалтера.

ФОП передбачає роботу на себе, але інколи це приховані трудові відносини. Роботодавці не хочуть наймати працівників у штат, натомість пропонують їм зареєструвася підприємцями. Причина надзвичайно проста: так роботодавець економить на податках. Працівникам пропонують компенсувати податки та ЄСВ, а також надають бухгалтера, який вестиме всю податкову документацію. На перший погляд, для працівника це нічим не відрізняється від офіційного працевлаштування, але при такому оформленні він не матиме жодних трудових гарантій від роботодавця. Ситуація, коли співробітники фактично працюють у штаті й отримують фіксовану зарплату, але при цьому оформлені як ФОП, є незаконною і може призвести до проблем із податковою. Відповідальність за це несе роботодавець.

Якщо ви працюєте у штаті, наполягайте на офіційному працевлаштуванні.