Виплачуємо компенсацію відпускних у 2024 році: нюанси роз’яснює Мінекономіки

(коментар до роз’яснення Мінекономіки від 01.02.2024)

         Тема: Відпустки

         Вікторія Змієнко, головний редактор газети «Зарплата та кадрова справа»

З 12.09.2023 маємо зміни до Порядку № 100, якими оновлено правила виплати компенсації відпускних. Тож, виплачуючи компенсацію у 2024 році, слід зважати на такі нововведення:

При звільненні (рідше при виплаті компенсації без звільнення) потрібно підрахувати кількість календарних днів відпустки, яку компенсуємо:

• що зароблені за роботу по 31.12.2023;
• що зароблені за роботу з 01.01.2024.

Це стосується щорічної основної відпустки та щорічних додаткових відпусток, а також відпустки «на дітей».

У коментованому роз’ясненні Мінекономіки якраз про це і говорить: «саму компенсацію ділити на дві частини: компенсація за відпустки, права на які набуті до 31.12.2023 та після цієї дати».

Проблема може виникнути для робочого року, який почався у 2023 році, а закінчується у 2024 році. За такий рік потрібно:

1) спочатку за формулою, наведеною в газеті «Зарплата та кадрова справа», № 4/2023, с. 16 та далі у прикладі 1, порахувати загальну кількість зароблених днів відпустки, округливши результат до цілої кількості днів;

2) далі порахувати окремо дні відпустки за частини робочого року по 31.12.2023 та з 01.01.2024. Тут теж, на нашу думку, маємо округляти до цілого дні відпустки, зароблені за кожну частину. Якщо склавши ці дві величини не вийдемо на кількість зароблених днів, яку отримали на першому кроці, то, вважаємо, слід кількість днів за якусь частину робочого року збільшити/зменшити так, щоб вийти на загальну зароблену кількість днів, розраховану на першому етапі.

Покажемо цей нюанс на прикладі ситуації із запитання нашого читача на Гарячу лінію.

       Приклад 1. 1 лютого 2024 року звільняється працівник, який є особою з інвалідністю 3 групи. Він має право на відпустку тривалістю 26 к. дн. Працівника прийнято на роботу 02.06.2023. Тобто період роботи, за який потрібно виплатити компенсацію, — з 02.06.2023 по 01.02.2024. При підрахунку днів компенсації за весь цей період виходить 17,6 (округлюємо — 18 к. дн.), тоді як якщо рахувати за 2023 рік та за 2024 рік, то виходить 15 к. дн. та 2 к. дн. відповідно, що в сумі дає лише 17 к. дн. (на 1 к. дн. менше). Як правильно порахувати дні відпустки для компенсації?

На нашу думку, тут слід діяти так.

Дія 1. Рахуємо загальну кількість зароблених днів відпустки за період з 02.06.2023 по 01.02.2024 за формулою:

Дкомп = Двідп × (ДКвідпр − ДСвідпр − ДНСвідпр) : (ДКрік − ДСрік),

де Двідп — загальна тривалість щорічної основної відпустки, що надається за повний відпрацьований робочий рік;

ДКвідпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення (або до дня, станом на який розраховують компенсацію);

ДСвідпр — кількість святкових та неробочих днів, встановлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення (або до дня, станом на який розраховують компенсацію). Майте на увазі, що з 24.03.2022 святкові дні, які припадають на період дії воєнного стану, не вважаються святковими для цілей трудового законодавства;

ДНСвідпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення (або до дня, станом на який розраховують компенсацію), які не включаються до стажу для щорічної основної відпустки відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки (наприклад, дні призупинення дії трудового договору відповідно до ст. 13 Закону № 2136; дні прогулу; дні неявок з нез’ясованих причин (протабельовані «НЗ»); інші причини неявок (протабельовані «І»); період військової служби (гарантії ч. 3 ст. 119 КЗпП); дні відпусток без збереження зарплати (з 24.12.2023));

ДКрік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році, за який розраховуємо дні компенсації (365 або 366 к. дн.; 366 к. дн. беруть, якщо до робочого року входить 29 лютого);

ДСрік — загальна кількість святкових та неробочих днів у поточному робочому році, за який розраховуємо дні компенсації. Пам’ятаємо, що святковими днями залишаються святкові дні до 24.03.2022 та після дати закінчення воєнного стану, відомої на дату розрахунків.

Отже, загалом у нашому прикладі виходить 18 к. дн.: 245 : (366 − 4) × 26 = 17,6 ≈ 18 к. дн.,

де 245 — це календарні дні стажу для щорічної відпустки з 02.06.2023 по 01.02.2024;

366 — це календарні дні робочого року з 02.06.2023 по 01.06.2024 (в тому числі лютий 2024 року, у якому 29 к. дн.);

4 — це святкові дні, що припали на робочий рік з 02.06.2023 по 01.06.2024, на момент розрахунку (на 01.02.2024 — воєнний стан триває лише до 14.02.2024): 08.03.2024, 1, 5 та 8 травня 2024 року.

Дія 2. Рахуємо кількість зароблених днів відпустки за період з 02.06.2023 по 31.12.2023 за цією ж формулою + маємо округлити до цілого числа:

213 : (366 − 4) × 26 = 15,3 к. дн. ≈ 15 к. дн.,

де 213 — це календарні дні стажу для щорічної відпустки з 02.06.2023 по 31.12.2023.

Дія 3. Рахуємо кількість зароблених днів відпустки за період з 01.01.2024 по 01.02.2024 за цією ж формулою + маємо округлити до цілого числа:

32 : (366 − 4) × 26= 2,3 к. дн. ≈ 2 к. дн.,

де 32 — це календарні дні стажу для щорічної відпустки з 01.01.2024 по 01.02.2024.

Як бачимо, коли складемо дні відпустки за 2023 рік та за 2024 рік, не виходимо на загальну кількість зароблених днів, які розрахували на кроці 1. Як бути? На нашу думку, варто компенсувати саме 18 к. дн. відпустки, адже у законодавстві немає норми, де б чітко зазначалося, що слід спочатку розрахувати дні за частини робочого року, округлити і потім вже скласти. У нас є відпрацьований період з 02.06.2023 по 01.02.2024. Саме за нього і маємо компенсувати. Тому пропонуємо збільшити на 1 к. дн. розраховані дні або за 2023 рік, або за 2024. Наприклад, за 2023 рік компенсуватимемо не 15, а 16 к. дн. А за 2024 рік — 2 к. дн. Разом — 18 к. дн.

У разі звільнення працівника (виплати компенсації без звільнення) після 01.02.2024 потрібно обчислювати дві середні зарплати:

• одну— для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31.12.2023. Тут керуємося абз. 2 п. 2 Порядку № 100 і маємо розрахунковий період (далі — РП) з 01.01.2023 по 31.12.2023;
• другу— для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право з 01.01.2024. Тут керуємося абз. 1 п. 2 Порядку № 100 і маємо РП з 01.02.2023 по 31.01.2024 (якщо звільнення у лютому 2024 року).

Про це Мінекономіки зазначало і у листі від 03.10.2023 № 4707-05/53176-07 (див. газету «Зарплата та кадрова справа», № 19/2023, с. 9), і у коментованому роз’ясненні.

На цьому етапі проблема може виникнути, коли у працівника відсутній заробіток в РП як для першої середньої (коли немає нарахувань у 2023 році), так і для другої середньої (за останні 12 місяців). У цьому випадку розрахунок проводимо відповідно до норм абз. 3, 4 та 5 п. 4 Порядку № 100:

      ЦИТАТА. «Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

       Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середня заробітна плата розраховується з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводиться з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.

       Якщо розрахунок середньої заробітної плати обчислюється виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду.»

(абз. 3, 4 та 5 п. 4 Порядку № 100)

Зокрема, багатьох наших читачів хвилював такий момент. Коли розраховуємо середню зарплату для зароблених відпускних до 2024 року, то беремо нарахування за 2023 рік (тут чинна норма абз. 2 п. 2 Порядку № 100). А якщо в РП нічого не нараховано чи нараховано простій з оплатою 2/3 окладу і усі дні виключено з РП + з 2024 року виросла МЗП та/або оклади…, то який розмір окладу/МЗП брати при нарахуванні компенсації у 2024 році:

• варіант 1— розмір МЗП та окладу, чинний на дату розрахунку середньої зарплати для виплати компенсації;
• варіант 2— розмір МЗП та окладу у 2023 році, наприклад, у грудні 2023 року.

На нашу думку, правильним є варіант 1, адже ми застосовуємо фактично вже загальні норми Порядку № 100, а саме норми абз. 3, 4 та 5 п. 4. Зокрема, для МЗП в абз. 4 п. 4 Порядку № 100 чітко сказано про розмір МЗП на «на час розрахунку». А от для окладу в абз. 3 п. 4 Порядку № 100 цей нюанс не врегульований. Але свого часу Мінекономіки у листі від 06.01.2021 № 4709-06/524-07 (див. газету «Зарплата та кадрова справа», № 1/2021, с. 33) теж орієнтувало для застосовування цих норм розмір окладу брати на час розрахунку.

І роз’яснення Мінекономіки, що коментується, теж на це вказує. Також аналогічна думка висловлена і у листі Мінекономіки від 03.01.2024 № 4707-05/572-09.

Тож нас не має турбувати, що є спецнорма абз. 2 п. 2 Порядку № 100 про РП за 2023 рік, коли беремо нарахування саме за 2023 рік. А у випадку, коли в такому РП нічого не нараховано й застосовуємо норми абз. 3, 4 та 5 п. 4, беремо актуальні розміри МЗП/окладу на дату розрахунку.

Покажемо і цей нюанс на прикладі запитання нашої читачки.

Приклад 2. Працівника прийнято 20.12.2023 на умовах повної зайнятості, а звільняють 03.02.2024. Тривалість щорічної основної відпустки — 24 к. дн. У грудні 2023 оклад становив 7000,00 грн, а з 01.01.2024 — 8000,00 грн. Як розрахувати компенсацію відпускних?

Дія 1 — розраховуємо зароблену кількість днів щорічної основної відпустки з огляду на те, що на дату розрахунку (03.02.2024) воєнний стан триває лише до 14.02.2024:

• загальна кількістьза період роботи з 20.12.2023 по 03.02.2024 (стаж — 46 к. дн.): 46 : (366 − 9) × 24 = 3,09 ≈ 3 к. дн.,

де 366 — це календарні дні робочого року з 20.12.2023 по 19.12.2024 (в тому числі лютий 2024 року, у якому 29 к. дн.);

9 — це святкові дні, що припали на робочий рік з 20.12.2023 по 19.12.2024, на момент розрахунку (на 01.02.2024 — воєнний стан триває лише до 14.02.2024): 08.03.2024, 1, 5 та 8 травня 2024 року, 23 та 28 червня 2024 року, 15.07.2024, 24.08.2024, 01.10.2024;

• кількістьза період роботи з 20.12.2023 по 31.12.2023 (стаж — 12 к. дн.): 12 : (366 − 9) × 24 = 0,8 ≈ 1 к. дн.;
• кількістьза період роботи з 01.01.2024 по 03.02.2024 (стаж — 34 к. дн.): 34 : (366 − 9) × 24 = 2,3 ≈ 2 к. дн.

Дія 2 — розраховуємо дві середні зарплати для нарахування компенсації. У цьому випадку для оплати:

1) 1 к. дн., заробленого за період роботи з 20.12.2023 по 31.12.2023, немає жодного календарного місяця у 2023 році, бо працівника прийнято з 20 грудня 2023 року. Тому маємо застосовувати норми абз. 3, 4 та 5 п. 4 Порядку № 100. Порівнюємо оклад у розмірі, встановленому на час нарахування компенсації (8000,00 грн), з МЗП у лютому 2024 році (7100,00 грн). Оклад більше МЗП. Тому подальші розрахунки проводимо з окладу:

• середня зарплата:8000,00 грн × 12 міс. : 365 к. дн. у 2023 = 263,01 грн;
• сума компенсації:1 к. дн. × 263,01 грн = 263,01 грн.

2) 2 к. дн., зароблених за період роботи з 01.01.2024 по 03.02.2024, РП буде один повний місяць — січень 2024 року (31 к. дн.). Припустимо, що у січні 2024 року нараховано лише оклад у сумі 8000,00 грн:

• середня зарплата:8000,00 грн : 31 к. дн. = 258,06 грн;

сума компенсації: 2 к. дн. × 258,06 грн = 516,12 грн.