ПРОЕКТ

Додаток

до рішення 2 сесії

міської ради

VII скликання від 25.01.2017 року No______

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу і контролю Сторожинецької міської ради

1. Загальні положення
2. Відділ документообігу і контролю (далі – відділ) є структурним підрозділом Сторожинецької міської ради, що утворюється міським головою, підпорядковується міському голові.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією і законами України, указами і розпорядженнями Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, наказами і методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, національними стандартами України у сфері діловодства, інструкцією з діловодства в Сторожинецькій міській раді, Регламентом Сторожинецької міської ради, рішеннями і розпорядженнями міської ради та цим Положенням.
4. Структура, чисельність працівників та штатний розпис відділу встановлюється та затверджується міським головою та сесію міської ради.
5. Відділ у своїй діяльності використовує печатку «Відділ документообігу і контролю апарату» та штампи: «Вхідна кореспонденція», «Копія».
6. Організація роботи відділу:

1) організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту міської ради, Інструкції з  діловодства в міській раді, інших нормативно-правових та розпорядчих документів;

2) робота відділу планується поквартально на основі плану роботи міської ради, доручень керівництва міської ради, завдань відділу;

3) службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які розробляються начальником відділу та затверджуються міським головою;

4) виконання завдань, що належать до компетенції відділу, проводиться згідно з планами, погодженими з міським головою;

5) діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ міської ради, яка затверджується міським головою в установленому законодавством порядку.

2. Основні завдання відділу

Відділ утворюється для:

1) встановлення в міській раді єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із  застосуванням сучасних автоматизованих систем;

2) контролю за строками проходження і виконання службових документів;

3) методичного керівництва і контролю за дотриманням установленого порядку роботи  з документами в міській раді;

4) надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства відділами і управліннями міської ради;

5) впровадження сучасних автоматизованих систем в роботу зі службовими документами.

3. Функції відділу
4. Відділ відповідно до покладених на нього функцій:

1) приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію міської ради, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде реєстраційну, контрольну і довідкову картотеку;

2) разом з організаційним та іншими відділами міської ради забезпечує організаційно-технічну підготовку нарад та інших заходів, що проводяться міським головою;

3) протоколює та оформляє протоколи засідань;

4) здійснює друкування і розмноження розпоряджень міського голови, інших службових документів, своєчасне доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з документів, завіряє їх;

5) складає зведену номенклатуру справ міської ради, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

6) вивчає роботу діловодів по селах громади, надає їм методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами та організації здійснення контролю;

8) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах міської ради та надає їм практичну допомогу;

9) забезпечує провадження  та контролює дотримання в міській раді вимог Інструкції з діловодства, регламенту та національних стандартів;

10) забезпечує культуру діловодства, дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними  в умовах електронного документообігу в міській раді, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників відділів та управлінь міської ради, сіл, які займаються діловодством;

11) готує проекти розпоряджень і доручень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу;

12) проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

2. Відділ здійснює контрольні функції:

1) веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботу з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

2) перевіряє виконання документів структурними підрозділами міської ради та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

3) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів міської ради про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

4) готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам міської ради  письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;

5) готує інформаційно-аналітичні матеріали для міського голови, його заступників щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

6) розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

7) проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує міського голову, його заступників, відповідно до розподілу обов’язків, про неможливість їх додержання;

8) вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконкому міської ради питань про стан виконання документів в структурних підрозділах міської ради.

4. Права та відповідальність
5. Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, має право:

1) одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів міської ради;

2) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;

3) вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб міської ради;

4) за згодою міського голови, його заступників повертає управлінням, відділам та іншим службам міської ради документи на проекти документів, підготовлені з порушенням вимог єдиної державної системи діловодства;

5) здійснювати за дорученням керівництва міської ради перевірки стану організації діловодства та здійснення контролю в управліннях, відділах міської ради;

6) контролювати правильність оформлення та використання документів в апараті;

7) брати участь у розробленні та впровадженні в міській раді електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису;

8) одержувати від структурних підрозділів міської ради, територіальних органів центральних органів виконавчої влади письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

9) залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів міської ради, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні документів та роботі з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

10) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

11) брати участь у розробці і виданні довідників та інших посібників з питань, що входять до компетенції відділу;

12) брати участь у засіданнях виконавчого комітету, нарадах, що проводяться в інших структурних підрозділах міської ради.

2. Працівники відділу несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами й цим Положенням.
3. Структура відділу
4. Відділ очолює начальник, який призначається і звільняється з посади міським головою відповідно до чинного законодавства. Начальник відділу безпосередньо підпорядковується міському голові.
5. На посаду начальника відділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи на державній службі або в органах місцевого самоврядування не менше двох років, або в інших сферах управління не менше трьох років.
6. Начальник відділу:

1) керує роботою відділу і несе персональну відповідальність за виконання поставлених перед відділом завдань, забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи відділу;

2) розподіляє обов’язки між працівниками відділу та подає їх на затвердження міського голови;

3) подає згідно з чинним законодавством пропозиції керівництву про призначення, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень;

4) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників міської ради з питань діловодства;

5) засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом міської ради;

6) вносить на розгляд міському голові пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу;

7) підписує доповідні записки, інформації та інші документи, які виходять (подаються, надсилаються) за межі відділу;

8) візує  проекти розпоряджень (доручень) міського голови;

9) проводить щорічну оцінку виконання працівниками відділу службових обов’язків;

10) забезпечує удосконалення форм і методів роботи працівників, підвищення їх ділової кваліфікації.

11) виконує інші обов’язки, покладені на нього міським головою.

4. 4.  На період тривалої відсутності начальника відділу  у разі відпустки, хвороби, відрядження, провідний спеціаліст відділу заміщає начальника відділу.
5. Працівники відділу призначаються міським головою.
6. Працівники відділу зобов’язані дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, техніки безпеки, охорони праці, сумлінно і вчасно виконувати доручення начальника відділу,  відповідно до посадових обов’язків. Матеріально-побутові, соціальні та інші трудові права забезпечуються працівникам відповідно до чинного законодавства.
7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, а також з іншими структурними підрозділами міської ради.

Секретар міської ради                                                         І.Г.Матейчук